7 Dolores de cabeza con MS Outlook que con Gmail jamás sufrirás

Tan efectivo fue el posicionamiento de Microsfot en la década de los 90, que hoy la mayoría de oficinistas creen que la única manera de gestionar su correo electrónico es a través de MS Outlook. Quizá porque la laptop que compraron venía con el Office instalado, o quizá porque su profesor de ofimática que recibieron les enseñó que Word es para documentos, Excel para hojas de cálculo, y MS Outlook para gestionar el correo electrónico.

Lo cierto es que hay muchísimos softwares que hacen exactamente lo que hace el software de Bill Gates, pero son un dolor de cabeza. Ya que la tendencia de hoy es «todo en la nube», Gmail puede ahorrarte los dolores de cabeza causados por MS Outlook.

Déjame mostrarte 7 dolores de cabeza para los usuarios MS Outlook, y cómo con Gmail jamás lo sufrirás.

Repentino crash.

¿Alguna vez apretaste Power-On en tu CPU y nunca encendió?

A mí, varias veces. No sólo me ocasionó pérdida de tiempo en el taller de soporte técnico para sólo salir con la partida de defunción de mi equipo. Perdí lo más importante: Mis mensajes y mi lista de contactos.

La primera vez que me sucedió esto me sirvió de lección para hacer backups por lo menos cada mes, por si las moscas. Pero esto me ocasionó varios inconvenientes: 1) apartar tiempo en mi recargada agenda para hacer backup; 2) quedarme sin equipo por varias horas, si delegaba la realización del backups; 3) implorar al cielo para que el próximo crash suceda un día después del día del backup, o conformarme con información desactualizada.

Todo esto padecí hasta que conocí Gmail, que además de su insuperable performance, me ofrece la posibildad de nunca más perder ni correos ni lista de contactos. Ni se imaginan la felicidad que sentí al borrar la palabra backup en mi calendario anual. Ni se imaginan la paz que experimenté al comenzar a vivir libre del temor al crash que suele venir como ladrón en la noche.

Envíos pesados

¿Disfrutas esperar una eternidad para que descarguen tus mensajes, debido a pesados archivos adjuntos?

Tanto fue mi martirio con esto, que hasta llegué a pensar que mis adversarios me enviaban cualquier archivo adjunto, sólo para tortuarme con mi Bandeja de entrada del MS Outlook. Alguien me llamaba para hacerme saber que me había mandado un mensaje, pero yo no podía verlo ni pasado varios minutos. Mi MS Outlook estaba atorado bajando varios mensajes previos, y para ordenarle que baje más correos había que esperar que termine de procesar la cola.

Hasta que Gmail se cruzó en mi ventana. ¡Qué felicidad sentí entrar a Gmail y tener frente a mis ojos mi lista de correos, sea cual fuere el peso del los archivos adjuntos! Más aún, despertar a mi laptop y de un santi amén decidir qué mensajes leer ahora, qué mensajes leer después, y qué mensajes mandarlo al archivo.

Sitio dependencia

¿Cómo te sientes cuando a media redacción de un importante mensaje suena la sirena de salida y el guardián te conmina a dejar la oficina?

—Si fuera un papel, lo termino en mi casa.

—Si suelo trabajar en mi laptop, acelero su ciclo de vida.

—Si lo postergo hasta el próximo lunes, pierdo un negocio.

Con Gmail no existe esta dificultad. Puedes comenzar el mensaje en la PC de la oficina, avanzar en el smartphone mientras estás en el bus, y terminarlo en una cabina de internet al frente de tu casa. ¡Cualquier sitio puede ser tu oficina!

Spam inmundo

¿Cómo te sientes cuando ves tu Bandeja de entrada repletos de mensajes sobre viagra y mil cosas lejanas a tu interés?

Es casi imposible no recibir correos no deseados o spam. En mi caso, recibo cada día por lo menos 300 correos spam.

Cuando usaba MS Outlook, el spam era mi stress de cada día. No sólo por el tiempo que tenía que esperar para que baje todos mis correos, también por el tiempo que perdía marcando cuál es spam y cuál no.

Alguien me sugirió usar una aplicación para MS Outlook con la habilitad de poner los mensajes deseados en mi Bandeja de entrada y los no deseados en mi Bandeja de spam. Pero me hacía perder tiempo. Primero tenía que bajarlos. Y por si fuera poco, insertaba publicidad al pie de cada mensaje saliente si me quería evitar el pago anual.

Hasta que conocí Gmail y su poderoso filtro anti spam. Ahora entro a mi correo, y de inmedaito puedo ver los correos que sí me interesan. Y lo mejor de todo, sin publicidad al pie de los mensajes que envío.

Cuando no tengo nada importante que hacer, le doy clic a la Bandeja de spam y de un vistazo inspecciono, por si cometió un error, y de un clic le digo que nunca más lo considere como spam; y de otro clic borro todos los mensajes spam.

Doble chequeo

¿Cuánto tiempo pierdes viendo cómo MS Outlook adjunta un archivo y lo envía, y luego chequeas tu Bandeja de enviados para recién cantar victoria?

Con Gmail todo esto es del siglo pasado.

Adjuntas el archivo, y puedes seguir con tu vida, pues lo adjuntará en segundo planto y lo enviará. Y si hubiera algún problema, como corte de energía, retomará el proceso ni bien se reponga.

Y si se trata de reenviar archivos adjuntos, olvídate. Lo envía al instante.

Backup esquizofrénico

¿Cuántas veces tu Lista de contactos han desaparecido por arte de magia?

No hay que ser experto en marketing para llegar a la conclusión que lo más preciado en tu negocio es tu lista de contactos, más aún si lo tienes bien organizando y constantemente actualizado.

¿Verdad?

MS Outlook es una gran herramienta para ello, pero no puede garantizarte que estará a salvo de virus, daño en el software o avería de equipo.

Si se te arruina MS Outlook, pierdes tu lista. Y si esquizofrénicamente haces backup, pierdes tiempo.

Con Gmail tu lista de contactos estará verdaderamente a salvo. Si falla tu equipo, no hay problema. Te vas a un café Internet o te compras una nueva, y sigues consultando tu lista de contactos como si nada hubiera pasado.

Y lo más útil aún: tu lista de contactos estará en tu smartphone o tablet, tal cual. Con MS Outlook también puedes hacer esto, pero tiene que ser un usuario más sofisticado.

Autorespuestas tardías

¿Cuántos de tus clientes se han sentido abandonados mientras tú pasabas una lindas vacaciones?

La mayoría suele configurar el auto respondedor de su MS Outlook, tipo: «Estoy de vacaciones hasta la quincena. Ni bien retorno, te contesto». Si la ausencia es breve: «He recibido tu Email exitosamente. Te respondo lo más pronto posible».

Lo malo es que lo hará, sí, y sólo si, está encendido el equipo y abierto el MS Outlook.

Pero si usas Gmail, no sólo enviará al instante de recibir el correo, sino que podrás indicar a Gmail si deseas que envíe a todo aquel que te escriba o sólo a los que figuran en tu lista de contactos. Y por si fuera poco, hasta podrías tener varios tipos de mensajes, según sea el caso.

He dicho

Es doloroso dejar el MS Outlook y pasar a Gmail. Pero es más trágico un crash. Una prueba de paciencia la carga de mensajes. Una falta de higiene la abundancia de spam. Frustración depender de una máquina al frente. Un calvario hacer backup cada mes. Infelicidad no responder de inmediato al que nos escribe.

Hay muchos servicios de correo basados en la nube. Pero nada aún como Gmail. Al menos hasta ahora. Y si apareciera alguien mejor, ¡tranquilo! Otra vez, migramos.

About Justo Llecllish

— CEO of ENTERMINISTRY.COM, consultor en proyectos web, y conferencista sobre temas de transformación digital.

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